Le casse-tête des rythmes scolaires pour les collectivités : comment optimiser l’organisation des différents temps éducatifs ?

La réforme des rythmes scolaires de 2014 marque le début des transformations des services périscolaires et extrascolaires. Soucieuses d’améliorer la qualité de l’offre d’accueil, les collectivités ont dû réinterroger leur fonctionnement pour répondre à des obligations légales, mais aussi pour faire évoluer leurs services dans un souci de continuité éducative et d’une fréquentation des structures périscolaires en hausse constante. Ces évolutions successives s’accompagnent par un pilotage des ressources humaines souvent fastidieux et un besoin de structuration et suivi des services pour plus de lisibilité. Quels sont les leviers d’optimisation pour une organisation des temps périscolaires et extrascolaires efficiente et respectueuse des parties prenantes (agents, encadrants, usagers, Education nationale) ?

Un secteur marqué par des réformes successives

La question des rythmes scolaires à l’école primaire ne cesse d’être au cœur des débats  qui font l’objet de réformes successives. En dix ans, certains écoliers auront connu jusqu’à trois réformes successives de rythmes scolaires. La problématique des rythmes scolaires n’est pourtant pas nouvelle et a débuté avec l’instauration de l’école obligatoire en 1882. Il était à l’époque question de concilier éducation religieuse et travaux agricoles avec les temps scolaires. Aujourd’hui, il s’agit de proposer  une journée respectueuse des processus d’apprentissage et tenant en compte du rythme biologique de l’enfant. Alors qu’en 2013 la réforme dite Peillon imposait à toutes les écoles un passage à 4,5 jours, les communes ont depuis la rentrée 2017 en majorité fait le choix d’un retour à la semaine de 4 jours.

Le champ de l’éducation : la 1^ère politique publique du bloc communal

Le 28 novembre 2019, l’observatoire des finances et de la gestion publique locale (OFGL) a publié une étude sur les « coûts locaux de l’éducation » qu’il s’agisse du temps scolaire ou du périscolaire. L’étude met en avant le caractère incontournable des Collectivités en matière d’éducation : elles consacrent 36,8 milliards d’euros (2018) dont « 80% proviennent des collectivités du bloc communal ». L’analyse va plus loin et révèle que le coût de fonctionnement médian d’un élève dans primaire s’élève à 950 euros par an. On note notamment que les frais de personnel représentent trois quarts de ces dépenses, et d’avantage en école maternelle (82%). Du côté des investissements, le coût médian s’élève à 176 euros  par élève et par an. Les disparités, là encore, sont importantes : « Un quart des communes affichent des dépenses d’investissement inférieures à 88 €/élève, alors que pour un autre quart, elles dépassent 355 €/élève », indique l’OFGL.

Quant à la compétence périscolaire, le coût de fonctionnement médian est estimé à 3,5 euros par heure et par enfant, dont 80% liés aux frais de personnels.

Parvenir à une juste mobilisation des ressources

Le déploiement des temps périscolaires s’accompagne d’une forte mobilisation des ressources et notamment des ressources humaines qui sont au cœur des dispositifs éducatifs. En effet, l’offre de services éducatifs est portée par un effectif important, dont l’organisation interne et la maitrise de la masse salariale peuvent s’avérer périlleuse du fait :

• Du respect indispensable des taux d’encadrement,
• D’un enjeu de continuité du service, et donc un impératif de remplacement des agents absents,
• Du recours massif à des agents au statut vacataire pour assurer le service.

Cette forte mobilisation des ressources s’accompagne d’un besoin de suivi, notamment par le biais d’outils de gestion adaptés mais aussi par un renforcement du lien entre les fonctions supports et les fonctions opérationnelles. Les structures étant dispersées sur le territoire, le manque d’interaction et de suivi peut entraîner des difficultés de communication et de lisibilité organisationnelle à l’origine de tensions entre les services.

Comment alors optimiser l’organisation des temps éducatifs dans l’objectif de répondre à une double logique :

• En interne : adapter les pratiques professionnelles, développer un fonctionnement lisible respectueux des parties prenantes, clarifier les processus, assurer le lien entre les acteurs institutionnels et proposer une gestion des ressources humaines adaptée ;
• En externe : maintenir et améliorer le niveau de prestation, anticiper les besoins nouveaux et renforcer la cohérence de service, développer l’usage du numérique à des fins de modernisation de l’offre, garantir l’accessibilité pour les familles du territoire.

De forts enjeux de transformation pour maintenir et améliorer la qualité de service

L’objectif est d’atteindre un rapport qualité/prix du service optimal à la fois pour les usagers, mais également pour la Collectivité, tout en s'assurant de la sécurité et du bien-être de l'enfant qui sont placés au cœur du dispositif.

Les choix réalisés en matière de politique enfance-éducation par les collectivités publiques présentent de très forts enjeux :

• un investissement dans le capital humain, dans le bien-être de l'enfant, déjà membre de la Collectivité, et dans la disponibilité des parents,
• l’accessibilité au plus grand nombre (personnes en situation de handicap, en insertion professionnelle, représentativité de toutes les classes sociales, etc.), facteur de justice sociale,
• des offres de services évolutives pour renforcer l'égalité des territoires (microstructures, accueil en horaires décalés, etc.),
• un facteur d'attractivité de chaque collectivité en offrant un avantage social pour ses habitants.

Espelia propose une expertise neutre et globale, afin d’accompagner les collectivités sur :

• Le pilotage des ressources humaines,
• Le choix du mode de gestion,
• L'organisation des services (processus, management, lien fonctions support / fonctions opérationnelles)
• Le rapport qualité/prix du service rendu à travers l’analyse du coût de revient de l’accueil en structure et sa composition,
• Des préconisations pour améliorer la gestion et la qualité du service.