Les systèmes d’information décisionnelle doivent aujourd’hui être pensés et conçus de manière moins verticale et bien intégrer les attentes et les contraintes des différents contributeurs ou utilisateurs.
En matière d’information décisionnelle, le mieux est presque toujours l’ennemi du bien ! La multiplication des indicateurs peut en effet à la fois diluer les informations clés pour le décisionnaire et générer en amont une consommation de moyens surdimensionnée par rapport à la valeur ajoutée de l’information produite. Derrière chaque idée d’indicateur, il est indispensable de bien problématiser les besoins réels, en intégrant la diversité des profils, les temporalités, la précision nécessaire. Le processus de construction doit également être itératif en interrogeant la disponibilité et la qualité des données brutes, les moyens humains ou numériques nécessaires à son traitement, les coûts de saisie et de mise à jour, la fiabilité, l’acceptabilité (de l’effort à produire voire parfois de l’indicateur lui-même), etc.
Les outils de pilotage ne doivent plus être seulement pensés de manière verticale, cloisonnée et dirigée vers le haut. L’enjeu est aujourd’hui au contraire de construire des référentiels qui doivent permettre d’alimenter la collaboration et le partage entre les services. Rendre accessibles ses indicateurs « métiers » à ses pairs permet par exemple d’informer sur son activité, de partager de la donnée, de déployer de nouvelles formes de responsabilisation non hiérarchiques, d’enrichir les pratiques, etc.
Même si l’outil numérique est omniprésent dans la production d’indicateurs pilotage, il ne faut jamais perdre de vue qu’il y a toujours des humains, a minima à chacun des deux bouts de la chaîne (et bien souvent aussi à différentes étapes de transformation). Au-delà des enjeux de fiabilité, les sous-jacents de chaque indicateur (et notamment les biais possibles) doivent être connus, partagés et acceptés, au risque de décrédibiliser l’information produite et donc de la rendre en pratique inutile.
La création de nouveaux indicateurs ou la mise en place de nouveaux outils entraînent inévitablement des impacts en termes de temps. L’équilibre entre coût de production (temps à passer en saisie/traitement et pénibilité de la tâche) et récompense (économie de temps sur d’autres aspects, suivi d’indicateurs pour mes besoins propres et pas seulement ceux de ma hiérarchie, visibilité de mon activité, etc.) doit être interrogée et travaillée à l’échelle de l’individu. Si cette réflexion n’a pas été intégrée dès le départ dans le design de l’ensemble du projet, il faudra ensuite dépenser beaucoup d’énergie « négative » en rappels, relances, vérifications, etc.
Espelia vous accompagne aussi bien dans la définition de vos indicateurs de pilotage que dans leur mise en œuvre opérationnelle (outils numériques, processus et organisation, formation et conduite du changement).
Enquêtes, entretiens et ateliers en mode design pour vous aider à bien problématiser
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Développement d’outils numériques sur mesure ou aide à l’achat d’outils existants (y compris benchmark et sourçage)
Formation et déploiement opérationnel des équipes
Évaluation et mise en œuvre d’un plan d’amélioration continue
Notre valeur ajoutée repose avant tout sur notre connaissance des métiers, notre savoir-faire en termes de mesure de la performance des politiques publiques, et notre capacité à déployer des outils dans des démarches d’accompagnement au changement.
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