Définition et optimisation de processus
Au-delà de l’organisation pure (squelette), ce sont les processus qui assurent la production de services (muscles). Les transformations organisationnelles doivent donc nécessairement s’accompagner de la reconfiguration des processus sous-jacents.
Vos enjeux
Gagner en efficience et en confort de travail
La rationalisation des processus et le déploiement d’outils adaptés doit permettre de répondre, dans un contexte de ressources humaines et financières limitées, à la multiplication des sollicitations et d’assurer la capacité à répondre aux projets du mandat. L’association à chaque étape des agents impactés est indispensable pour bien identifier les irritants, partager les contraintes et attendus de chacun et construire une réponse équilibrée, comprise par tous.
« Décompliquer » les processus
Les processus ont naturellement tendance à évoluer dans le temps, généralement en réponse à un souci de sécurisation et souvent au détriment de l’efficience et/ou de la qualité du service rendu au bénéficiaire final. Ces dérives, parfois informelles, conduisent généralement à une complication globale, notamment quand le bénéficiaire est extérieur à l’organisation et ne peut donc pas facilement alerter sur ses difficultés.
Nos solutions
Espelia accompagne les projets de définition ou de reconfiguration de processus, en mobilisant l’ensemble des parties prenantes à partir d’une vision centrée sur les bénéficiaires finaux. Notre parfaite connaissance des services et politiques publiques nous permet d’associer une vision métier à nos accompagnements.
Nous avons pour habitude de mettre à plat les processus à l’œuvre (quel que soit le service produit), selon une grille d’analyse standardisée, qui met en avant : les acteurs et la répartition des responsabilités, les modes de travail (seul, bilatéral, réunion), la gestion de documents, l’utilisation de logiciels ou progiciels, …
Nous avons développé un outil de diagnostic et design de processus – éprouvé à travers de nombreuses missions - qui permet grâce à travail analytique qualitatif réalisé par des consultants en concertation avec les acteurs de :
- décrire/modéliser des processus de travail et de gestion,
- diagnostiquer ce processus, son efficacité, son efficience, les dysfonctionnements repérés comme les bonnes pratiques à valoriser,
- reconfigurer les processus avec une analyse des impacts notamment en termes de risque et d’efficience.
Ce qui nous démarque
Au-delà des approches « techniques » classiques (logigrammes, rôles, risques) nous déployons sur ces missions des méthodes et des outils issus du design de service afin de bien prendre en compte la diversité des personnes impactées et surtout de bien appréhender la satisfaction des bénéficiaires finaux (internes ou externes) à chaque étape.
Cas client
30 ans d'expérience au service de l'intérêt général
Accompagner le CHU Amiens Picardie dans la refonte de ses fonctions « support » et « investissement »
23 nov. 2021
Découvrir l'étude >Refonte des processus de commande publique et des circuits financiers de la Communauté d’Agglomération de Cannes Pays de Lérins
23 nov. 2021
Découvrir l'étude >Audit de la Direction Education Enfance de la ville de Noisy-le-Grand et accompagnement à la refonte de processus RH
23 nov. 2021
Découvrir l'étude >
Restez informé de l'actualité
Espelia accompagne les collectivités, les acteurs publics et leurs partenaires dans la conception, la gestion et la transformation des politiques publiques locales. Cabinet de conseil engagé au service de l'intérêt général, Espelia mobilise des expertises stratégiques, juridiques, financières et opérationnelles pour aider les territoires à construire des solutions durables et résilientes.
